-Las empresas, instituciones y organizaciones disponen hoy de multitud de información en diferentes soportes y formatos: imágenes, videos, audio o documentos de importancia corporativa, entre otros.

-Esta información está en ocasiones dispersa y poco organizada. Esto dificulta la localización, identificación y recuperación de la misma. Además, no tenemos garantías de control sobre la gestión.

-En algunos casos, incluso, se produce una pérdida de información con la consecuente pérdida del activo informativo.

-La difusión de esta información es lenta y genera, además de los costes indirectos en tiempo de Recursos Humanos, costes directos de distribución y reproducción.